Cahier des charges d’un site vitrine : quoi préparer et déléguer ?

Vous n’avez pas besoin d’arriver avec des maquettes, des textes définitifs ou le nom d’un logiciel. Vous devez pouvoir expliquer ce que votre site doit permettre, ce que vous savez déjà et ce que vous souhaitez confier à quelqu’un.

Un cahier des charges est le document qui décrit vos besoins, votre périmètre et vos contraintes. Pour un petit site vitrine, commencez par un brief : une version courte à compléter avec le prestataire. France Num propose plusieurs trames pour la création comme pour la rénovation d’un site ; aucune ne dispense de les adapter à votre projet.¹

Ce guide concerne un site qui présente une activité et facilite la prise de contact. Une boutique avec paiement, un portail client ou une application métier demandent un cadrage supplémentaire. Si votre site existe déjà, utilisez le même modèle en indiquant ce qu’il faut conserver.

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1. Définir ce que le visiteur doit pouvoir faire

« Avoir un beau site » n’indique ni à qui il s’adresse, ni à quoi il sert. Écrivez plutôt une phrase avec un public, un besoin et une action.

Exemple fictif : « Nous voulons que les responsables de petites entreprises de notre région comprennent notre service de nettoyage de bureaux et demandent un devis en précisant la surface et la fréquence souhaitée. » Ce n’est ni un résultat client ni une promesse de contacts supplémentaires.

Cette phrase permet de choisir les informations nécessaires : prestations proposées, zone d’intervention, conditions de travail et moyen de contact. Elle vous aide aussi à écarter ce qui peut attendre.

Pour un premier site, cherchez vos réponses dans les questions reçues par téléphone ou en rendez-vous. Pour une refonte, ajoutez les informations encore justes et les difficultés constatées : demandes mal orientées, service absent, contact introuvable. Si vous n’avez pas de données fiables sur le trafic, dites-le. « Nous voulons plus de demandes pertinentes » peut être un objectif ; « nous doublerons les demandes en trois mois » serait une prévision sans fondement.

Précisez enfin qui reçoit les demandes et qui y répond. Une prise de rendez-vous ne rend pas service si les créneaux ne sont pas tenus à jour ; un formulaire ne suffit pas si personne ne lit sa boîte de réception.

2. Choisir les pages et fonctions utiles au lancement

L’arborescence est simplement la liste des pages et leur organisation. Ne commencez pas par imposer cinq ou dix pages. Pour chacune, demandez-vous : quelle question aide-t-elle à résoudre avant une prise de contact ?

Ce tableau est une suggestion de structure, pas un nombre de pages obligatoire. Ajoutez les informations légales adaptées à votre activité. Un blog ou une version dans une autre langue ne deviennent prioritaires que si vous avez un besoin précis et les moyens de les faire vivre.

Décrivez les fonctions par leur usage : « Le visiteur peut demander un devis ; la demande arrive à cette adresse ; un message confirme l’envoi. » Le prestataire pourra ensuite proposer la solution. Si vous utilisez déjà un agenda, un logiciel de relation client ou un service de réservation, nommez-le : une intégration peut changer le coût et le calendrier.

Pour chaque besoin, choisissez l’une de ces trois priorités : indispensable au lancement, à chiffrer séparément, plus tard. Faites confirmer ce classement dans la réponse du prestataire.

3. Rassembler les contenus sans devoir tout rédiger seul

Vous pouvez déléguer la rédaction et la mise en forme. Le rédacteur a toutefois besoin d’informations exactes : ce que vous faites, pour qui, comment, à quelles conditions et avec quelles limites. Des notes, une brochure ou une explication orale peuvent servir de point de départ si ce travail est prévu dans la prestation.

Rassemblez les éléments dans un dossier partagé et notez pour chacun son état, son responsable et la prochaine action.

Si vous n’avez pas encore de photos ou d’avis clients, signalez-le. Une présentation honnête de votre méthode et de vos qualifications vaut mieux qu’un témoignage inventé. Des images d’illustration doivent rester identifiables comme telles lorsqu’elles pourraient être prises pour vos réalisations.

Évitez le vague « contenus fournis par le client » dans un devis. Demandez qui écrit la première version, à partir de quoi, qui la corrige et qui la valide. Distinguez aussi la recherche d’images de la prise de photographies et de l’achat de leurs licences : ce sont des travaux différents.

4. Répartir le travail et garder les décisions utiles

Déléguer la conception ne vous oblige pas à choisir les polices, déplacer chaque bouton ou arbitrer un langage informatique. Votre rôle est de vérifier que la proposition représente correctement votre activité et permet l’action convenue.

Voici une répartition de départ à adapter au contrat :

Nommez une personne qui regroupe les retours dans l’entreprise, puis un remplaçant si nécessaire. Un retour utile décrit un problème : « Nos interventions ne couvrent pas cette ville », « le visiteur ne voit pas comment demander un devis ». Il laisse au professionnel la responsabilité de proposer la correction.

Un outil de création autonome peut convenir si votre besoin est simple, que vous avez du temps et que vous souhaitez gérer les mises à jour vous-même. Une mission ponctuelle convient si vous disposez déjà d’un responsable pour la suite. Un accompagnement dans la durée devient pertinent lorsque vous voulez confier aussi la maintenance et les évolutions. Le bon choix dépend des tâches à assurer, pas seulement du mode de paiement.

5. Cadrer le budget et le calendrier sans oublier les dépendances

Indiquez votre enveloppe et vos contraintes, même sous forme de fourchette. Faites préciser ce qui est inclus : conception, rédaction, images, identité, intégrations et tests. Puis listez les dépenses après livraison : domaine, hébergement, maintenance, services tiers et modifications. Un agenda ou une banque d’images peuvent avoir leurs propres frais.

Pour comparer les dépenses sur une même durée, utilisez le guide abonnement ou achat et son simulateur. Ici, le but est de définir le travail à chiffrer, pas de fixer un prix moyen à votre place.

Un calendrier utile repose sur des jalons et leurs conditions d’entrée :

1. Cadrage confirmé : objectif, périmètre et tâches réparties ; inconnues signalées.
2. Proposition à commenter : le prestataire a les informations nécessaires ; vous savez qui répond et quand.
3. Contenus et réalisation validés : textes exacts, visuels utilisables, fonctions convenues en place.
4. Vérifications et ouverture : parcours contrôlé, anomalies traitées, autorisation de lancement et responsable du suivi.

C’est un ordre de travail recommandé, pas une durée standard ni un engagement de livraison. Une rédaction à produire, des validations indisponibles ou un accès manquant peuvent déplacer l’ouverture. Distinguez la date souhaitée, une éventuelle échéance impérative et la date que le prestataire accepte réellement.

Pour une refonte, signalez également le contrat en cours, les adresses email liées au domaine, les pages à conserver et les accès disponibles. Demandez un plan de transition avant de couper l’ancien service : le brief ne remplace pas ce plan. La checklist de changement de prestataire détaille cette préparation.

6. Prévoir le domaine, les données et la visibilité

Le nom de domaine est l’adresse du site ; l’hébergement est le service qui le rend accessible. Ils peuvent être gérés par des prestataires différents. Demandez au nom de qui le domaine sera enregistré, qui le renouvelle et comment vous récupérez sa gestion. Pour le .fr, l’Afnic distingue le titulaire, qui détient les droits et responsabilités, du contact administratif, qui peut être un tiers.⁶

Dans le brief, indiquez les services et les personnes qui ont les accès, jamais leurs mots de passe. Préférez ensuite un accès délégué lorsqu’il existe. En refonte, précisez les emails à préserver ; une nouvelle page d’accueil ne doit pas vous faire oublier la messagerie professionnelle.

Les mentions légales sont obligatoires sur un site professionnel. Les informations à fournir dépendent notamment de votre statut : les fiches Service Public pour les sociétés et les entrepreneurs individuels donnent les points à vérifier.²³

Pour un formulaire, convenez des informations nécessaires, des destinataires et de leur durée de conservation. Les visiteurs doivent être informés de l’utilisation de leurs données ; les exemples de la CNIL sont à adapter, pas à recopier comme une conformité universelle.⁴ Faites également vérifier les outils de statistiques, vidéos intégrées ou réservation : les règles de consentement dépendent des traceurs utilisés, certains étant exemptés sous conditions. Un bandeau ne suffit pas, à lui seul, à rendre le site conforme.⁵

Côté visibilité, demandez des pages compréhensibles, des titres descriptifs, une version mobile utilisable et la possibilité pour les moteurs d’explorer les contenus destinés au public. Ce sont des bases du référencement naturel, ou SEO, décrites par Google. Elles ne garantissent ni une position ni des visites.⁷ Consignez les services et la zone à faire comprendre plutôt qu’une exigence « premier sur Google ». Aucun brief ne peut garantir non plus une citation par un assistant IA.

7. Vérifier le site avant de donner votre accord

La recette est la vérification que la livraison répond aux besoins convenus. Écrivez les critères avant de commencer : vous aurez autre chose que votre impression du design pour décider.

• Sur un téléphone, je peux comprendre l’offre et atteindre le contact sans difficulté.
• Un envoi d’essai arrive au bon destinataire ; la confirmation d’envoi et le message d’erreur sont compréhensibles.
• Le téléphone, les liens et la réservation éventuelle fonctionnent ; quelqu’un prend en charge les demandes.
• Les services, coordonnées, conditions et visuels ont été validés par leur responsable.
• Les informations légales et celles sur les données sont accessibles ; les outils ajoutés ont été vérifiés.
• Le domaine prévu fonctionne ; en refonte, les pages et emails à préserver ont été contrôlés selon le plan de transition.
• Je sais qui gère les accès, l’hébergement, le renouvellement et les corrections après l’ouverture.

Cette liste est une base pour un site vitrine ; complétez-la pour les fonctions particulières. Elle ne constitue pas un audit juridique, de sécurité ou d’accessibilité complet. Notez les défauts rencontrés et convenez de ceux qui empêchent l’ouverture, de ceux qui seront corrigés ensuite et de leur responsable.

Après le lancement, vérifiez que les demandes continuent d’arriver. Prévoyez un premier point avec la personne chargée du site : informations à actualiser, problèmes signalés et demandes réellement pertinentes. Sans historique fiable, commencez à recueillir ces observations avant de fixer un objectif chiffré. Le guide de suivi après mise en ligne aide à organiser ces premières améliorations.

8. Votre cahier des charges remplissable

Sélectionnez les réponses qui vous correspondent ; ajoutez une autre réponse ou une précision seulement si nécessaire. Vous pouvez créer un premier brief après les choix sur votre site, puis compléter les contenus et l’organisation avec le prestataire. Tout est facultatif. Une rubrique sans réponse reste « À préciser » dans le document : elle ne signifie ni « inutile » ni « compris dans le prix ». Les choix expriment vos besoins, sans confirmer ce qui sera inclus dans le devis.

Vous pouvez relire, copier ou télécharger votre brief en fichier texte modifiable. Aucun compte ni adresse email n’est demandé. Les saisies ne sont ni envoyées ni enregistrées par cet outil : téléchargez votre document avant de quitter la page. Ne renseignez pas de mot de passe ni de donnée confidentielle concernant un client.

Envoyez ensuite le même brief aux prestataires consultés et demandez-leur de préciser les livrables, les exclusions, les contenus à produire, les retours compris, le calendrier conditionnel et les coûts récurrents. Vérifiez leurs réponses aux rubriques encore ouvertes. Ce document aide à discuter le projet ; il ne remplace pas le devis et le contrat convenus.